Той управлява повече от 350 души дистанционно. И го прави от години

В момента корпоративните лидери се оказват в уникална ситуация не само да управляват отдалечената си работна сила, но и да помагат на служителите да работят, като се придържат към карантинните мерки. Но това време на физическо дистанциране не означава, че трябва да бъдем и социално отдалечени. Как лидерите се справят със ситуация, при която децата се показват на видео разговори, някои служители изобщо не включват камерата и разговорът в коридора вече не е възможен?

Джей Фридман е президент и партньор на Goodway Group - национално признат и завършен експерт по дигитални медии, оратор и автор. Като човек, който управлява повече от 350 души дистанционно, и го прави от 2008 г. насам, Фридман е категоричен, че за да успеете да се справите с работата под карантина от дома, трябва да променим мисленето си, за да се справим със свръхкомуникацията, опитвайки се да вземем под внимание всеки детайл.

Увеличете гъвкавостта и установете „интеграция между професионалния и личния живот“

За тези, които са вкъщи с деца и са изправени пред перспективата да се налага да посещават домашно училище, гъвкавостта е от първостепенно значение. Определете параметри за план за интеграция между професионален и личен живот, който служителите да приемат.

Ние не използваме „баланс между работа и живот“. Ние използваме „интеграция между работа и живот“. Преминаването към този начин на мислене помага да се настрои очакването, че служителите може да се наложи да работят повече часове, за да си свършат работата, което дава на служителите известна гъвкавост през деня.

Работете с вашите екипи за установяване на нови процедури и прехвърляйте отговорности върху останалите хора в екипа. Мнозина вероятно все още ще могат да се придържат към традиционния работен ден от 9 до 5.

За да избегнете неправилно общуване, насърчавайте служителите да блокират времето за семейството. Насърчавайте онези, които нямат такива отговорности, да използват времето за себе си преди и след работния ден, за да улеснят здравословната хармония между работата и личния живот.

Запазете документи и видео записи за вътрешен преглед

Това, което отличава една хоум-офис компания, освен физическото присъствие, е акцентът върху документацията. В компания, в която хората се срещат лично помежду си, често има погрешно впечатление, че съобщенията преминават и хората знаят какво да правят след среща. Но файловете съхраняват ли се в съответните папки? Точно ли се записва историята на акаунта?

Дори с преминаването към облак и различни онлайн платформи за управление на проекти и маркетинг, неспазването на записи е голяма пречка за производителността. Ето защо е добре да се прави записване на видео разговорите ви - както за по-късна справка, така и за онези, които са пропуснали срещата, за да влязат в крак с промените, без да се налага да разчитат на бележки, за да разтълкуват как е протекла срещата и какви задачи са им били възложени.

Ясната документация ще настрои всички компании за успех. В моята компания използваме Zoom за всички видео срещи, експериментирахме с Zoom.ai за транскрипция и публикувахме записите, бележките и стъпките за действие във вътрешната ни мрежа: Atlassian Confluence.

Предложете допълнителна подкрепа и комуникирайте повече

Отдалечената работа не е универсална. Някои хора не процъфтяват в тази среда. По време на тази пандемия е важно да предложите допълнителна подкрепа на онези, които работят по-добре лице в лице. Най-добрият начин да се гарантира, че хората са ангажирани, е прекомерната комуникация. Можете да правите ежедневни регистрации и виртуални срещи като сутрешно кафе или обяд. Ако методът, който опитвате, не работи, променете и се адаптирайте бързо.

И не забравяйте, че много хора процъфтяват като работят дистанционно! Можете дори да откриете, че те са по-ефективни и продуктивни у дома, отколкото в офиса - констатация, която извеждат много проучвания, включително едно голямо проучване от Oxford Academic.

Следете служителите за прояви на стрес и тревожност

Въпреки че някои хора не харесват работата от разстояние, може да сте сигурни, че много малко са тези, които успяват да се справят с живота под карантина. Напрежението е високо, затова е важно да бъдете състрадателни и съпричастни към всеки проблем на своите служители.

Когато разговаряте с екипа или индивидуално с всеки едни от тях, не забравяйте да признаете техния принос към работата. Попитайте ги как се справят. Бъдете гъвкави в срокове, когато е възможно, и им помогнете да получат необходимите ресурси, за да свършат работата си. След това може да им напомните за фирмените цели. Напомнете на служителите колко са ценни техните знания и умения!

И най-важното, не забравяйте да отпразнувате с екипа си постигнатите резултати. Обърнете внимание на постиженията на екипа и отпразнувайте това, което са направили. Постоянната подкрепа от ваша страна и честването на победите, били те малки или големи, ще бъде огромен мотиватор за работата на екипа ви.