Да ликвидираме хаоса с 15 вълшебни минути

Писателят Робин Коние обяснява механизмите на подобна организация, която се оказва, че не е чак толкова трудна

„Бих искал да те наема да организираш живота ми“. Обърнах се и видях колегата. Бях щатен преподавател в същия университет, в който получих бакалавърската си степен. Бързо завърших аспирантура и станах колега на бившите си професори и това понякога беше неудобно. Беше един от онези моменти.  Усмихнах се на жената, която ме беше обучавала само до преди няколко години. Възхищавах й се - умна, талантлива, експерт в своята област. Тя продължи: „Просто имам нужда от малко ред, разбираш ли? Имам чувството, че играя непрекъснато на догонване с  времето. Ще ми помогнеш ли?"

Предложението прозвуча като гръм от ясно небе. Нямах съответния сертификат, не се занимавах с проблемите на реда в човешката психика. И не съм търсила допълнителна работа. Но тя видя офиса ми и знаеше за способността ми да съм в крак с всичко. Тя видя свободата, която получих благодарение на поръчката. Така започнах да помагам на другите. Моят прост подход помогна на хората да поемат контрол над хаоса и да намерят ред. След внедряването на системата една жена ми изпрати имейл, че спи по-добре, защото вече не я притеснява входящата й поща. Собственик на рекламна агенция, когото наех за съвсем различна задача, изпробва моя метод и го сподели с цялата си организация.  „Това е злато!“, каза той. И допълни:  Случвало се е да пропускаме важни срокове, защото нямаме ясна система. А сега изглежда, че всичко е толкова просто.  Така че, ако искате да промените начина, по който подхождате към вашия график, бизнес и живот, аз съм готов да дръпна завесата на моя метод за максимална ефективност.

Връзката между производителност и безпорядък

Имате цели. Големи, малки или пък тайни.  Шумни и дръзки. Мечтаете да направите нещо смислено на този свят – да бъдете уверени да вървите към целта си.

За съжаление, в стремежа към самоусъвършенстване е лесно да създадете несъзнателно хаос навсякъде – във физическото, дигиталното и менталното пространство. Много източници ни казват какво да правим с времето си, а при нас сработва инстинктът на натрупвате - опитваме се да съберем всичко, което можем, и да направим всичко, на което сме способни.  И знаете какво следва.  Списъците със задачи стават все по-дълги. Купчина от "нужното" се превръща в огромно чудовище, което ни потиска. Загърбваме приоритети си в живота,  за да изглеждаме продуктивни в работата. Предпочитаме да купим нова луксозна раница или да изтеглим най-новото приложение, вместо да минимизираме хаоса.  Организираната бъркотия си остава бъркотия и само защото правите милион различни неща, не означава, че всички те са наред.  Но справянето с бъркотията е една от най-трудните задачи. Първо, създава прекомерни визуални представи, които могат да ви накарат да се чувствате виновни, тревожни и претоварени, което води до отлагане на другите задачи. Хората не могат да направят нищо срещу безпорядъка, защото той по-скоро отпуска човек, отколкото насърчава действието му.  Време е за различен подход към производителността, който ще ви спести неприятностите и ще разчисти пътя напред. Така че спрете да разглеждате приложения за продуктивност в работата и живота. Време е просто да се отървете от бъркотията!

Нужни са ви само 15 минути

Ако има нещо, което трябва да знаете за мен, то е, че мога да отмятам работа. През последните седем години написах и публикувах сама шест книги (включително два бестселъра), написах над 400 статии, разширих онлайн аудиторията си до 20 милиона читатели, говорих на конференции и срещи на върха, създадох онлайн програми, стартирах и успешно продадох две фирми и шест преместени, включително две премествания в чужбина. В момента управлявам третия си бизнес, обучавам две деца вкъщи и водя балансиран живот, пълен със забавление, работа и игра.  И всичко това правя без да наемам камериерка или бавачка и не работя след 17:00 часа.  Не споделям това, за да се хваля. Попитайте всеки, който ме познава: не съм по-умна или по-способна от обикновения човек. Говоря за това, за да можете да видите какво може да се постигне, като организирате живота си и направите място за вашите цели.  И най-хубавото е, че не е нужно да вярвате на думите ми. Можете да тествате този метод, като отделяте само 15 минути всеки ден.  Изчакайте една седмица и ще видите как магията се случва.

15-минутен метод да се отървете от бъркотията

Тази система е дразнещо проста, защото има само две точки.

Първо, изберете място

Ако домът, пощенската ви кутия или бюрото ви са пълни с пране, имейли или произволни файлове, ще бъдете съкрушени. Потиснатият ум не може да работи продуктивно.  Така че изберете откъде искате да започнете. Помислете за нещата, които влияят най-много на вашето емоционално здраве или продуктивност и започнете от там.  След това задайте таймер за 15 минути и се захващайте за работа.  Основното нещо е да не се затлачвате в процеса. Следвайте тази схема стъпка по стъпка като ръководство за вашите ежедневни 15 минути работа.

Стъпка 1. Сортиране

Вземете две кутии, напишете „запазете“ на едната и „изхвърлете“ на другата. След това започнете да сортирате нещата в една от тези две купчини.  Ако не сте използвали нещо от една година, ако е счупено или не ви харесва/необходимо: изпратете го във втората кутия.  Допускат се редки изключения за важни семейни реликви или предмети, които искате да дарите. Но не се вкопчвайте във всяко малко нещо, само защото „има спомен, свързан с него“. Винаги можете да направите снимка за спомен, но не разсипвайте бъдещите си спомени, само защото се държите прекалено здраво за миналите.

Стъпка 2. Изхвърляйте

Погрижете се да има кутия за изхвърляне, като сортирате предметите в нея в една от четири нови купчини:

• Изхвърлете или използвайте за друга цел
• Дарете за благотворителност
• Продайте
• Изхвърлете

Стъпка 3: Повторение

Повторете стъпка 2, докато изчезне целият пакет за отхвърляне, след което следвайте стъпките, необходими, за да се сбогувате с тези вещи завинаги.

Стъпка 4. Организация

Намерете правилното място за всичко във вашия пакет за запазване. Когато сте готови, преминете към друго помещение, като започнете отново от първата стъпка.

15 вълшебни минути за цифрови пространства (входяща кутия, работен плот, снимки и др.)

Цифровият безпорядък не изглежда толкова грозен като физическия, но отнема колосално много време. Системата за архивиране на важни файлове и едновременното използване на бутоните за изтриване или отписване, ако е необходимо, ви помага да се съсредоточите върху най-важното.  Процесът на възникване на цифров безпорядък е подобен на това, което се случва във физическия свят. Първо изберете една област. Задайте таймер за 15 минути и следвайте инструкциите.

Стъпка 1. Намерете място

Създайте една нова папка и я наречете „ Организиране“. Преместете всичко в нея (вашата пощенска кутия или работен плот вече трябва да са чисти). Пълната пощенска кутия ви влияе физически и психически. Поставя тялото ви в състояние на стрес, в режим на борба или игнориране и бягство. Ето защо първата стъпка е да се уверите, че в кутията няма останало нито едно входящо писмо.

Стъпка 2. Подредете по приоритет

Създайте нова папка при вашия имейл доставчик и я наречете Urgent /Спешно/. Добавете всички спешни имейли или файлове към него.

Стъпка 3. Организирайте мейлите

Прекарайте пет до десет минути, отговаряйки на спешни имейли, а останалото време използвайте, за да организирате неспешните имейли в неважни папки и изтрийте ненужните имейли.

Стъпка 4. Продължете започнатото

Повторете стъпка 3, докато папката ви „Организиране на мейлите“ се изпразни. Когато пристигнат нови имейли, или им отговорете незабавно, или ги преместете в съответната папка.  За да постигнете повече, трябва да кажете „не“ на несъщественото. За някои това е трудно. Естествено е да държиш нещата. Но навиците идват с практиката, така че намерете нещо, на което можете да кажете „не“ днес.  Докато непрекъснато правите място в дома, офиса, живота и ума си, ще откриете неизползван потенциал и яснота. 15 минути могат да променят вашите навици, нагласи и живот. Вълнувам се да видя какви промени ще ви донесат тези 15 минути!

Източник: manager.bg