Така не!:21 вредни навика в писането на имейли

Бизнесът в съвременния свят е немислим без интернет общуването. Безчет електронни мейли се разпращат ежеминутно по целия свят между огромни корпорации, между бизнес сътрудници и конкуренти, между директори и служители, между колеги и приятели. Електронната поща е ежедневие за всеки от нас, но понякога ни се струва, че някои хора сякаш все още не владеят етикета на кореспонденцията. Редакторите на Business Insider споделят 21 вредни навици в писането на мейли, които е добре да се научим да избягваме, за да не дразним аудиторията си.

Изпращането на "спешни" имейли, които не са спешни.  Подобно на лъжливото овчарче, ако злоупотребяваме с маркера "спешно", в един момент, когато наистина изпратим спешен мейл, никой няма да ни обърне внимание.

Писането на думи с ГЛАВНИ БУКВИ. За повечето е всеизвестно, че това е равнозначно на крещене, крайно неуместно и несъвместимо с добрия тон.

Да бъдем прекалено непринудени . Тонът на съобщението трябва да отразява връзката ни с получателя. Ако използваме прекалено непринуден стил, това би изглеждало непрофесионално. Трябва да сме крайно пестеливи при използването на удивителни знаци, емотикони, цветен текст, странни шрифтове и т.н.

Да бъдем много сухи. Не бихме искали да звучим и като роботи. Отговорът с по едно изречение или дума би могъл дори да засегне ответната страна.

Отговор до всички. Електронна поща не е стая за почивка. Това е средство за комуникация, казва Хефнър. Отговаряйте до всички единствено, ако темата засяга пряко всички.

Изпращане на копие без одобрение. Когато искаме да добавим още някого в комуникацията, трябва внимателно да преценим дали коментарите от една от страните в подходящ тон за четене и от новите участници. Може шефът да е споделил неформално мнение за клиент или дори колега да е вмъкнал лична информация, която не е необходимо да се чете от други. 

Използването на опцията Bcc. Това внушава липса на доверие или препращане на секретна кореспонденция.

Изпращане на имейли в 3 часа сутринта. Може да сме работохолици и вдъхновението да ни завладява по малките часове, но отсрещната страна може да ни сметне за вманиачени. Ако действително сме в настроение да напишем мейл в неподходящо време, най-добре да го запазим в чернови. 

Използването на неясна сюжетната линия. Ако в полето за тема на писмото напишем "Аз съм" или "Хей" намаляваме драстично вероятността някой изобщо да отвори писмото ни.

Липса на каквато и да е тема на писмото. Това може да бъде дразнещо за получателя, който е принуден да отворите съобщението, за да разбере, за какво става дума. 

Да започнем цяло изречение в полето за тема, което да продължи в самото писмо. Това също може да бъде дразнещо, защото ще принуди получателя да отвори целия мейл, за да разбере целта на кореспонденцията.

Използването на личен мейл с нелепо име. Ако ще изпращаме имейл с професионална насоченост, независимо дали става дума за клиент, колега или потенциален работодател, трябва да избягвайме използването на непрофесионален имейл акаунт. Това би поставило негативен тон на кореспонденцията от самото начало. 

Включването на дълбокомислени или безкрайни цитати. Най-сигурният начин да откажем някого да чете писмото ни.

Изпращането на твърде много лични имейли. Вицове, трогателни истории и кавички, изпратени по всякакви поводи може да развеселят някого, но може и да станат нещо крайно досадно.

Включването на съобщение за конфиденциалност в края на всеки имейл. Ако ще изпращаме конфиденциална информация, най-добре предварително да предупредим ответната страна за това.

Да пишем, докато сме гневни. Хората винаги помнят гневните мейли. Ако пишем писмо в състояние на афект, нека го оставим да престои няколко часа или ден и да го прегледаме отново, за да изтрием всичко негативно преди да го изпратим.

Да бъдем неучтиви. Ако добре познавме човека, на когото пишем, може да не сме прекалено учтиви, но ако пишем до клиент или партньор, добре е да не забравяме да използваме думи като "моля "," благодаря" и да подписваме "с уважение".

Многобройните правописни грешки. Изпращането на мейл от смартфона не е извинение за немарливостта ни. 

Безкрайна пунктуация. Ако искаме да използваме удивителен знак, той трябва да е само един, а не десет. В противен случай ще изглеждаме твърде емоционални и незрели.

Непрофесионални шрифтове. Различни шрифтове и цветове не са добра идея, ако искаме да ни вземат насериозно. Нека се придържаме към класическия шрифт, за да бъдем коректно разбрани. 

Прекалено дълги мейли. Повечето хора прекарват секунди, а не минути или часове в четене на имейл. Дългият мейл може да не бъде дочетен. Ако е наложително, нека поне направим писмото си по-прегледно с подходящи параграфи и подчертаване на по-важните точки. Но все пак трябва да използваме тези похвати пестеливо.